Presidente de comunidad: funciones y documentación que debe conocer

Qué hace el presidente de una comunidad y cuál es su papel legal

El presidente de una comunidad de propietarios no es solo una figura representativa “formal”. La Ley de Propiedad Horizontal le atribuye una función central dentro de la vida ordinaria de la comunidad: **ostenta legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten**. Esa idea aparece de forma expresa en el artículo 13 de la LPH. Además, el propio preámbulo de la ley explica que el cargo de presidente “lleva implícita la representación de todos los titulares en juicio y fuera de él”, precisamente para resolver problemas de legitimación y de funcionamiento colectivo.

En la práctica, esto significa que, cuando actúa dentro de sus competencias, el presidente puede firmar, requerir, comunicar y representar a la comunidad frente a terceros y también ante los propios propietarios. Ahora bien, esa representación no debe confundirse con libertad absoluta para decidir por su cuenta: la comunidad se organiza a través de la Junta, y hay materias que exigen acuerdo previo.

Cómo se nombra al presidente y qué excepciones debe conocer

La LPH establece que el presidente será nombrado **entre los propietarios**, mediante elección o, subsidiariamente, mediante turno rotatorio o sorteo. El nombramiento es **obligatorio**. Sin embargo, la norma contempla una excepción importante: el propietario designado puede solicitar su relevo al juez dentro del mes siguiente a su acceso al cargo, alegando las razones que lo justifiquen. También cabe acudir al juez cuando, por cualquier causa, sea imposible para la Junta designar presidente.

Pasos prácticos para entender este proceso:

1. **Compruebe el sistema previsto en estatutos o en acuerdos anteriores**.

2. **Verifique si el nombramiento se ha hecho entre propietarios**.

3. **Revise si existe suplencia por vicepresidente** cuando haya ausencia, vacante o imposibilidad del presidente.

4. **Consulte el acta de la Junta** donde conste la designación.

5. **Tenga presente la vía judicial excepcional** si el propietario designado no puede asumir el cargo o si la comunidad no consigue nombrarlo.

Conviene distinguir aquí una orientación general de un caso concreto: que el nombramiento sea obligatorio no elimina la posibilidad de relevo judicial ni la necesidad de revisar cómo se ha producido exactamente la designación en cada comunidad.

Documentación que el presidente debe conocer y conservar

La pregunta no es solo “qué hace”, sino también **qué documentación necesita para hacerlo bien**. La LPH y la práctica comunitaria hacen que el presidente deba manejar ciertos documentos básicos para poder actuar con criterio.

Entre los documentos más importantes se encuentran:

- **El título constitutivo y, en su caso, los estatutos**. El artículo 5 de la LPH indica que el título puede contener reglas sobre uso, destino, administración, gobierno, seguros, conservación y reparaciones, y que esas reglas no perjudican a terceros si no están inscritas.

- **Las normas de régimen interior**, que según el artículo 6 sirven para regular detalles de convivencia y uso de cosas comunes.

- **Los libros de actas y las actas de Junta**. El artículo 19 señala que los acuerdos se reflejan en un libro de actas diligenciado y que el acta debe contener, al menos, fecha, lugar, convocatoria, asistentes, orden del día y acuerdos adoptados.

- **La documentación de deudas y certificaciones**. El artículo 9 exige certificación sobre el estado de deudas con visto bueno del presidente cuando se transmite una vivienda o local, y el artículo 21 también exige certificado del acuerdo de liquidación de la deuda para el procedimiento monitorio.

- **Las convocatorias y comunicaciones**. El artículo 19.4 ordena conservar durante cinco años las convocatorias, comunicaciones, apoderamientos y demás documentos relevantes de las reuniones.

En consecuencia, el presidente debe saber localizar y revisar, como mínimo, las actas, los estatutos, el título constitutivo y la documentación que acredite acuerdos o deudas. Sin esos documentos, es fácil equivocarse sobre qué puede exigirse, qué fue aprobado y cómo debe notificarse.

Funciones concretas que conviene tener claras

Aunque la ley reparte funciones entre presidente, secretario y administrador, hay varios supuestos en los que el presidente interviene de forma directa:

- **Representación de la comunidad** en todos los asuntos que la afecten.

- **Requerimiento de cese** cuando se desarrollan actividades prohibidas, molestas, insalubres, nocivas, peligrosas o ilícitas. El artículo 7.2 prevé que el presidente, a iniciativa propia o de cualquier propietario u ocupante, requiera la inmediata cesación.

- **Visto bueno a certificaciones** emitidas por el secretario sobre estado de deudas.

- **Convocatoria de juntas**: el artículo 16 dice que la convocatoria la hará el presidente y que debe indicar los asuntos a tratar, lugar, día y hora.

- **Firma del acta junto con el secretario** y verificación de que el contenido refleje correctamente los acuerdos.

El artículo 20 atribuye al administrador velar por el buen régimen de la casa, preparar el plan de gastos y atender reparaciones urgentes, pero el presidente debe recibir información inmediata de las incidencias relevantes y coordinarse con él. La ley también aclara que, salvo estatutos o acuerdo en contrario, las funciones de secretario y administrador pueden ser ejercidas por el presidente.

Errores habituales que conviene evitar

1. **Confundir representación con decisión unilateral**. El presidente representa a la comunidad, pero no puede sustituir por sí solo los acuerdos que la ley reserva a la Junta.

2. **Actuar sin revisar actas o estatutos**. Un acuerdo anterior puede haber fijado una regla específica que cambie la gestión ordinaria.

3. **No documentar bien los requerimientos o comunicaciones**. La validez práctica de muchas actuaciones depende de poder acreditar lo que se pidió y cuándo se hizo.

4. **Pensar que el administrador lo hace todo**. La LPH reparte funciones; el presidente sigue siendo una pieza clave.

5. **Olvidar la conservación de documentos**. El artículo 19.4 obliga a conservar durante cinco años documentación relevante de las reuniones.

Qué debería revisar un propietario si va a asumir la presidencia

Antes de aceptar o iniciar el mandato, le conviene comprobar:

1. Qué dicen el **título constitutivo** y los **estatutos** sobre gobierno y administración.

2. Si existen **acuerdos de junta** que asignen funciones concretas o repartan tareas entre presidente, secretario y administrador.

3. Dónde están las **actas anteriores** y si están correctamente cerradas y firmadas.

4. Cómo se archivan las **convocatorias, notificaciones y certificados**.

5. Si hay procedimientos abiertos de reclamación, cesación o impugnación que exijan continuidad documental.

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Una referencia útil para interpretar la LPH

La base legal de esta guía es la Ley de Propiedad Horizontal, especialmente los artículos 13, 16, 19 y 20, además de lo relativo a deudas y certificaciones del artículo 9 y a la acción de cesación del artículo 7. La redacción consolidada publicada por el BOE indica expresamente que **“el presidente ostentará legalmente la representación de la comunidad, en juicio y fuera de él, en todos los asuntos que la afecten”** y que **“el presidente será nombrado, entre los propietarios, mediante elección o, subsidiariamente, mediante turno rotatorio o sorteo”**. Puede validar ese marco en la Ley 49/1960, de propiedad horizontal.

En resumen, el presidente de comunidad debe conocer tres cosas esenciales: **cómo se le nombra, qué documentación respalda su actuación y hasta dónde llega su representación**. Con esa base, puede actuar con más seguridad, ordenar mejor la información y evitar errores de gestión que luego generan conflictos internos.